紙が正か電子が正か
デジタル化が進む現代において、多くの企業が「ハイブリッドシステム」を採用している。契約書や重要書類の一部は電子で管理し、一部は紙で保管する。このような運用の中で、「署名は紙で行ったから、電子データは削除してもいいのでは?」という疑問を持つ方は少なくない。しかし、この考え方は大きなリスクを孕んでいる。本稿では、ハイブリッドシステムにおける「正」の概念と、電子記録を安易に削除してはいけない理由について解説する。
ハイブリッドシステムとは何か
従来の完全紙運用
かつては、すべての文書が紙ベースで作成され、保管されていた。契約書は紙に印刷され、押印され、物理的なキャビネットに保管される。この場合、紙の文書が唯一の「正本」であり、コピーはあくまで参照用である。
完全電子運用
一方、完全なペーパーレス環境では、すべてが電子データとして作成・保管される。電子署名を用いて契約を締結し、クラウドストレージに保管する。この場合、電子データが唯一の「正本」であり、電子帳簿保存法により電子データのまま保存することが義務付けられている。
ハイブリッドシステムの実態
多くの企業が採用しているのは、この中間形態である。本稿で主に論じる「ハイブリッドシステム」とは、以下のプロセスを指す。
- 契約書を電子システムで作成・編集
- 最終版を印刷して紙で署名・押印
- 署名済みの紙文書をスキャンして電子保存
- 原本は紙で保管
この場合、法的には紙が原本となる。しかし、電子記録には作成プロセスの記録として重要な価値があるため「正本」の所在が現場での混乱を生んでいる。
なお、完全な電子取引(電子契約サービスで締結した契約、電子メールで受領した請求書など)の場合は、電子データが原本となり、取り扱いが異なることに注意が必要である。
「正」の所在を見極める
法的観点からの正本
日本の法制度では、多くの契約において紙の原本が法的な正本とされてきた歴史がある。しかし、電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせば電子データも正本として認められるようになった。
ここで重要なのは、契約の締結方法によって「正本」の取り扱いが異なることである。
- 完全な電子取引の場合
電子契約サービスで締結した契約や、電子メールで受領した請求書などは、電子データが法的な原本である。電子帳簿保存法により、電子データのまま保存することが義務付けられており、紙への印刷保存は原則として認められない。 - 紙契約の場合
紙で署名・押印した契約書の原本は紙である。その契約書をスキャンしたPDFは「写し」であり、原本ではない。 - 電子データと書面を両方受領した場合
実務では、電子データと書面の両方で同じ内容を受領するケースがある。この場合、原則として両方を保存する必要がある。ただし、以下の2要件を満たす場合には、書面の保存のみで足りるとされている(国税庁「電子帳簿保存法一問一答」電取追1)。
- 電子データと書面の内容が完全に同一であること
- 書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めていること
この取り決めは、社内規程で「電子データと書面を両方受領した場合、書面を原本として取り扱う」と定める、あるいは相手方との契約で「書面を正本として取り扱う」と明記する、といった方法で行う。ただし、電子データに補完情報(例えば、メール本文での詳細説明)が含まれる場合は、両方の保存が必要となる。
電子記録の持つ価値
署名を紙で行ったとしても、その前段階で作成・編集された電子記録には以下の重要な情報が含まれている。
- 作成履歴・編集履歴
誰がいつ文書を作成し、どのような修正を加えたかの記録が残されている。これは紛争時の重要な証拠となる。 - タイムスタンプ
文書が特定の時点で存在していたことを証明する電子的な証拠が記録されている。 - 承認フロー
社内での承認プロセスがシステム上に記録されており、決裁権者の承認履歴が残されている。 - バージョン管理
文書の変遷が全て記録されており、最終版に至る経緯が追跡可能である。
これらの情報は、紙の署名済み文書には含まれない。つまり、紙と電子は補完関係にあり、どちらか一方だけでは不完全なのである。
電子記録を削除してはいけない理由
電子記録の保持の必要性は、契約の締結方法によって異なる側面がある。ここでは、本稿で扱うハイブリッドシステムと、完全な電子取引の両方について解説する。
【ケース1】完全な電子取引の場合
電子契約サービスで締結した契約や、電子メールで受領した請求書などの電子取引においては、電子データが法的な原本である。この場合、電子記録を削除してはいけない理由は極めて明確である。
法的義務違反となる
電子帳簿保存法により、電子取引データは電子のまま保存することが義務付けられている。電子データを削除することは法令違反となり、青色申告の取り消しなど重大な結果を招く可能性がある。
【ケース2】紙契約を電子化する場合(ハイブリッドシステム)
一方、ハイブリッドシステムでは、法的な原本は紙である。しかし、電子記録には作成プロセスの記録として以下の重要な価値があるため、保持することが強く推奨される。
理由1：証拠能力の喪失
契約後に紛争が生じた場合「契約書の内容がいつ、どのように決定されたか」が争点になることがある。例えば
- 「この条項は後から追加されたものではないか」
- 「署名時点では別の内容だったのではないか」
- 「承認権限のない者が勝手に修正したのではないか」
このような疑義に対して、電子記録の編集履歴やタイムスタンプは決定的な証拠となる。紙の署名だけでは、これらの疑問に答えることができない。
理由2：監査対応の困難化
企業は定期的に内部監査や外部監査を受ける。監査人は単に最終的な署名済み文書だけでなく、その作成プロセス全体の適切性を確認する。
電子記録を削除してしまうと
- 承認プロセスが適切に行われたかを証明できない
- 文書管理規程に沿った運用がなされていたかを示せない
- コンプライアンス遵守を立証できない
これは監査での指摘事項となり、最悪の場合、企業の信頼性を損なう結果となる。
理由3：法令遵守の要請
電子帳簿保存法をはじめとする各種法令は、電子データの一定期間の保存を義務付けている。署名を紙で行ったからといって、電子記録の保存義務が免除されるわけではない。
特に以下の点に注意が必要である。
- 保存期間の起算点
多くの法令では、取引完了時点から一定期間(通常7年〜10年)の保存が義務付けられている。 - データの完全性
保存期間中、データの改ざんや消失を防ぐ措置が求められている。 - 検索可能性
必要時に速やかにデータを取り出せる状態での保存が求められている。
理由4：業務効率の観点
実務的な観点からも、電子記録の保持には意義がある。
- 検索性の確保 紙の文書を物理的に探すより、電子データをキーワード検索する方が圧倒的に効率的である。
- リモートアクセス 電子データであれば、在宅勤務中でも必要な文書にアクセスできる。
- バックアップの容易性 電子データは複製が容易であり、災害対策としても有効である。
適切なハイブリッド運用のポイント
ポイント1：記録の二重性を前提とする
紙と電子は二者択一ではなく、それぞれが異なる役割を持つと認識する。紙は「法的な署名の証拠」、電子は「作成プロセスの記録」として位置づける。
ポイント2：データ保管ルールの明確化
社内規程において、以下を明確に定める。
- 電子記録の保存期間(法定保存期間以上)
- 保存方法(サーバー、クラウド等)
- アクセス権限の管理
- バックアップの頻度と方法
- 削除の承認プロセス
ポイント3：定期的な見直し
法令の改正や技術の進化に合わせて、記録管理の方針を定期的に見直す。完全電子化への移行可能性も継続的に検討する。
ポイント4：教育の徹底
全社員が記録管理の重要性を理解するよう、定期的な教育を実施する。特に以下の点を周知する。
- 安易な削除が招くリスク
- 法令遵守の重要性
- 適切なデータ管理の手順
完全電子化への移行に向けて
2025年の潮流
2025年現在、多くの企業が完全電子化への移行を検討している。電子署名の法的有効性が確立し、クラウド技術の信頼性が向上したことで、紙を介在させない完全なペーパーレス運用が現実的になってきた。
移行のメリット
- コスト削減 印刷費、保管スペース、郵送費などの物理的コストが削減される。
- 業務スピードの向上 物理的な移動や郵送が不要となり、契約締結までの時間が大幅に短縮される。
- 環境負荷の低減 紙の使用量が減少し、SDGsへの貢献にもつながる。
移行時の注意点
しかし、完全電子化への移行は一朝一夕には進まない。取引先との関係、社内の承認フロー、従業員のITリテラシーなど、考慮すべき要素は多岐にわたる。段階的な移行計画を立て、着実に実行していくことが重要である。
まとめ
ハイブリッドシステムにおいて、「紙が正か電子が正か」という問いは、契約の締結方法によって答えが異なる。
- 完全な電子取引の場合
電子データが法的な原本であり、電子帳簿保存法により電子のまま保存することが義務である。電子データの削除は法令違反となる。 - 紙契約の場合(ハイブリッドシステム)
法的な原本は紙であるが、電子記録には作成プロセスの記録として固有の価値がある。紙の署名と電子記録は相互補完的な関係にあり、両者を保持することで初めて完全な証拠能力と業務効率を確保できる。
どちらの場合においても、安易な削除は将来の大きなリスクとなることを肝に銘じる必要がある。
デジタル化の波は確実に進んでいる。しかし、その過渡期である現在、紙と電子の双方を適切に管理する知恵が求められている。安易な削除は将来の大きなリスクとなることを肝に銘じ、堅実なデータ管理を実践していくことが、これからの時代を生き抜く組織の条件となるであろう。
