真正な記録とは何か
デジタル化が進む現代社会において、電子文書やデータの信頼性がますます重要になっている。契約書、医療記録、公的文書など、私たちの生活やビジネスは膨大な記録に支えられているが、その記録が「本物である」ことをどのように証明すればよいのだろうか。本コラムでは、「真正な記録」とは何かという根本的な問いに答え、その要件と実務への影響について解説する。
真正な記録の3要件
法律や情報管理の分野において、記録が「真正である」と認められるためには、以下の3つの要件を満たす必要がある。
1. 記録の完全性：内容が本物であること
第一の要件は、記録の内容が改ざんされておらず、作成時のままであることである。これは記録の「完全性」とも呼ばれる。
例えば、契約書が締結後に勝手に条件を書き換えられていないか、医療カルテが後から都合の良いように修正されていないか、といった点が問われる。デジタル記録の場合、一見すると改ざんの痕跡が残りにくいため、この要件を担保する技術的な仕組みが特に重要になる。
従来の紙文書では、筆跡や印鑑、紙の劣化具合などから改ざんの有無をある程度判断できた。しかし、電子データの場合は、ハッシュ値やデジタル署名などの技術を用いて、データが作成時から変更されていないことを証明する必要がある。
2. 作成者の真正性：本人が作成したこと
第二の要件は、その記録が主張されている作成者本人によって作成されたことである。これは「作成者の真正性」と呼ばれる。
ビジネスの現場で考えてみよう。取引先から届いたメールが本当にその企業の担当者から送信されたものなのか、なりすましではないのかを確認することは極めて重要である。同様に、電子契約において、署名者が本当に本人であることを確認できなければ、その契約の効力に疑問が生じてしまう。
紙文書の時代には、直筆の署名や実印の押印がこの要件を満たす主な手段であった。デジタル時代においては、電子署名、多要素認証、生体認証などの技術が、作成者の本人性を証明する役割を担っている。
3. 時刻の真正性：主張された時間に作成されたこと
第三の要件は、記録が主張されている日時に実際に作成されたことである。これは「時刻の真正性」または「時刻認証」と呼ばれる。
この要件は、一見すると単純に思えるかもしれないが、実際には非常に重要である。例えば、特許出願においては、誰が先にアイデアを文書化したかが権利の帰属を左右する。また、訴訟においても、証拠となる記録がいつ作成されたかが争点になることは少なくない。
デジタル環境では、ファイルの作成日時は容易に変更できてしまう。日本の電子署名法では、電子署名そのものに真正性の推定効果があるため、タイムスタンプは法的に必須ではない。しかし、電子署名では「いつ」という時刻認証が弱点とされており、実務上はタイムスタンプサービスやブロックチェーン技術など、第三者機関が時刻を証明する仕組みを併用することが強く推奨されている。特に、電子証明書の有効期限は5年であるのに対し、タイムスタンプは10年の有効期限を持つため、長期保存が必要な記録には「長期署名」としてタイムスタンプの組み合わせが実務上不可欠となっている。
3要件の相互関係
これら3つの要件は独立しているように見えるが、実際には密接に関連している。例えば、内容が改ざんされていなくても、作成者が偽装されていれば真正な記録とは言えない。同様に、本人が作成したことが証明できても、作成時刻が不明確であれば、その記録の証拠能力は低下してしまう。
つまり、真正な記録として認められるためには、この3要件すべてを満たす必要がある。1つでも欠けていれば、その記録の信頼性に疑義が生じることになる。
実務における真正性の確保
組織における記録管理
企業や公的機関において、真正な記録を維持することは法的義務であると同時に、組織の信頼性を支える基盤でもある。2025年現在、多くの組織で電子記録管理システム（ERMS: Electronic Records Management System）の導入が進んでいる。
これらのシステムは、記録の作成から保管、廃棄に至るまでのライフサイクル全体において、3要件を技術的に担保する機能を備えている。具体的には、アクセスログの記録、バージョン管理、暗号化、タイムスタンプの自動付与などの機能が実装されている。
個人レベルでの対応
個人としても、重要な記録の真正性を確保する意識が求められる時代になっている。例えば、以下のような場面で3要件を意識することが重要である。
- 契約や合意の記録
重要な契約を電子的に行う際は、信頼できる電子契約サービスを利用する。これらのサービスは、電子署名とタイムスタンプを自動的に付与し、3要件を満たす記録を作成する。 - 知的財産の保護
自身のアイデアやクリエイティブな成果物について、作成日時を証明できるようにしておくことが重要である。正式なタイムスタンプサービスを利用するのが最も確実だが、クラウドストレージに保存する、電子メールで自分宛に送信するなどの簡易的な方法でも、一定の証拠能力を持つことができる。ただし、これらの簡易的な方法は、正式なタイムスタンプサービスほどの法的信頼性は保証されない点に留意が必要である。 - トラブル対応の記録
ハラスメントやトラブルの証拠となり得る記録については、スクリーンショットを取るだけでなく、可能であればタイムスタンプ付きで保存することが望ましい。
新技術と真正性の未来
ブロックチェーン技術の活用
ブロックチェーン技術は、記録の真正性を確保する新たな手段として注目されている。ブロックチェーンの特性である改ざん耐性と時系列の保証は、真正な記録の3要件と親和性が高い。
2025年時点で、ブロックチェーン関連の国内市場規模は約7,247億円に達しており、不動産登記、学歴証明、サプライチェーン管理など、様々な分野で実証実験から本格導入の初期段階へと移行しつつある。ただし、完全な実装というよりは、段階的な導入が進んでいる状況である。
AIと記録管理
一方で、生成AIの普及により、記録の真正性を巡る新たな課題も浮上している。AIが作成したコンテンツと人間が作成したコンテンツを区別することが難しくなり、「作成者の真正性」の概念自体が再定義を迫られている。
2025年に入り、AI生成コンテンツの標識義務化が国際的に進展している。中国では2025年3月に「AI生成合成コンテンツ標識弁法」が発表され、同年9月1日から施行される。これは、AIが関与して作成された記録について、明示的・暗示的なラベリングを義務付けるものである。EUでも、EU AI法により生成AIサービス提供者に対して、ユーザーが対話しているのが生成AIであることの開示義務が導入されている。日本は現時点では自主規制を中心とした「ライトタッチ」路線を採用しているが、グローバル規制の強化に対応する必要性が高まっている。
これらの動きは、記録の真正性に関する新たな要件として、「生成プロセスの透明性」が加わりつつあることを示している。
真正性とプライバシーのバランス
記録の真正性を高めることは、同時にプライバシーやセキュリティとのバランスを考える必要がある課題でもある。例えば、作成者の本人性を厳密に証明するために生体情報を記録に紐付けることは、真正性の観点からは望ましいが、個人情報保護の観点からは慎重な扱いが求められる。
2025年現在、多くの国でデータ保護規制が強化される中、真正性の確保とプライバシー保護を両立させる技術やガバナンスの構築が、企業や組織にとって重要な課題となっている。
まとめ
真正な記録とは、内容が本物であり、作成者が本人であり、主張された時間に作成されたという3つの要件を満たす記録のことである。これは単なる技術的な問題ではなく、法的効力、ビジネスの信頼性、そして社会の公正性を支える基盤となる概念である。
デジタル化が加速する現代において、この3要件を技術的に担保する仕組みはますます高度化している。同時に、AIやブロックチェーンなどの新技術は、記録の真正性に関する新たな可能性と課題をもたらしている。
重要なのは、技術の進化を活用しながらも、なぜ記録の真正性が必要なのかという本質的な理解を失わないことである。真正な記録を維持することは、個人の権利を守り、組織の信頼を築き、社会の透明性を高めるための基本的な営みなのである。
私たちは日々、様々な記録を作成し、保存し、参照している。その一つ一つが真正であることを意識し、適切な管理を行うことが、デジタル社会を生きる上での基本的なリテラシーとなっているのである。
